Osoby ubiegające się o zasiłki z ubezpieczenia społecznego mają mniej formalności. Od 1 lipca obowiązują nowe przepisy, które upraszczają sposób składania wniosków i dokumentów potrzebnych do uzyskania świadczeń. Zmiany dotyczą przede wszystkim możliwości przekazywania dokumentów w formie elektronicznej oraz zasad ich obiegu między pracodawcą a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
Nowe rozwiązania mają ograniczyć liczbę papierowych dokumentów i usprawnić proces przyznawania świadczeń, niezależnie od tego, czy zasiłek wypłaca pracodawca, czy ZUS.
Kto wypłaca zasiłek?
To, gdzie należy złożyć wniosek, nadal zależy od liczby osób zgłoszonych przez pracodawcę do ubezpieczenia chorobowego.
Jak wyjaśnia regionalna rzeczniczka prasowa ZUS województwa podlaskiego Katarzyna Krupicka, jeśli płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, sam ustala prawo do zasiłku, oblicza jego wysokość i wypłaca świadczenie.
Jeżeli natomiast do ubezpieczenia zgłoszonych jest nie więcej niż 20 osób, wypłatą zasiłku zajmuje się Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Bez względu na wielkość firmy ZUS wypłaca również zasiłki przysługujące po ustaniu ubezpieczenia.
Więcej możliwości składania dokumentów
Najważniejsza zmiana polega na rozszerzeniu sposobów przekazywania wniosków.
Jeżeli świadczenie wypłaca pracodawca, pracownik może nadal złożyć tradycyjny papierowy wniosek z własnoręcznym podpisem. Dopuszczalne jest jednak również przesłanie dokumentów elektronicznie – na przykład za pośrednictwem firmowej poczty elektronicznej, systemu kadrowo-płacowego lub w postaci skanu.
W przypadku świadczeń wypłacanych przez ZUS nadal można korzystać z papierowych formularzy, ale dostępna jest również droga elektroniczna poprzez portal eZUS (PUE ZUS) albo adres do doręczeń elektronicznych. W takim przypadku dokument musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub podpisem udostępnianym przez ZUS.
Pracodawca przekaże dokumenty do ZUS
Nowe przepisy porządkują także sytuacje, w których pracownik omyłkowo przekaże wniosek swojemu pracodawcy, mimo że świadczenie powinien wypłacić Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Jeżeli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, ma obowiązek przekazać otrzymane dokumenty do ZUS. Może zrobić to zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, na przykład poprzez portal eZUS. W przypadku przesłania dokumentów elektronicznie nie trzeba już dostarczać ich papierowych odpowiedników.
Elektroniczne dokumenty mają taką samą moc
Istotną zmianą jest również zrównanie dokumentów elektronicznych z papierowymi.
Oznacza to, że wnioski oraz pozostałe dokumenty przekazane do ZUS drogą elektroniczną mają taką samą skuteczność prawną jak dokumenty złożone tradycyjnie z własnoręcznym podpisem.
Jeżeli do wniosku trzeba dołączyć dodatkowe załączniki, nadal można przekazać ich oryginały, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem albo elektroniczne odwzorowania, takie jak skany.
ZUS przypomina o terminach
Zakład przypomina również o obowiązkach płatników składek. Jeśli to ZUS wypłaca zasiłek, pracodawca powinien przekazać wszystkie wymagane dokumenty w terminie 7 dni od ich otrzymania od osoby ubezpieczonej.
Wprowadzone od lipca rozwiązania mają przyspieszyć obsługę spraw i ułatwić kontakt z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych zarówno pracownikom, jak i przedsiębiorcom, którzy przekazują dokumentację dotyczącą świadczeń.
(PW)