Załatwianie spraw urzędowych w Białymstoku wchodzi w nowy etap – bez kolejek i bez konieczności dopasowywania się do godzin pracy magistratu. Przy ul. Słonimskiej, tuż obok Urzędu Miejskiego, pojawiło się urządzenie, które pozwala mieszkańcom odbierać wybrane dokumenty o dowolnej porze dnia i nocy. Urzędomat działa przez całą dobę, także w weekendy, co w praktyce oznacza większą elastyczność i realne ułatwienie w codziennym funkcjonowaniu.
Nowe rozwiązanie obejmuje na razie najczęściej odbierane dokumenty związane z rejestracją pojazdów. Mieszkańcy mogą w ten sposób odebrać nowy dowód rejestracyjny – zarówno po pierwszej rejestracji, jak i wymianie – a także jego wtórnik czy dodatkową, trzecią tablicę rejestracyjną. Kluczowe jest jednak wcześniejsze zadeklarowanie takiej formy odbioru już na etapie składania wniosku w urzędzie oraz podanie numeru telefonu, na który przyjdzie powiadomienie.
System opiera się na prostym mechanizmie powiadomień. Gdy dokument jest gotowy, mieszkaniec otrzymuje wiadomość SMS z kodem PIN. To właśnie ten kod umożliwia otwarcie skrytki w urządzeniu. Cała procedura odbioru trwa zaledwie chwilę – wystarczy podejść do urzędomatu, wpisać numer telefonu oraz otrzymany kod, a następnie potwierdzić odbiór podpisem na ekranie. Po weryfikacji danych odpowiednia skrytka otwiera się automatycznie.
Nowe rozwiązanie ma przede wszystkim skrócić czas potrzebny na załatwienie spraw urzędowych i ograniczyć konieczność wizyt w godzinach pracy magistratu. Jak podkreślają władze miasta, to krok w stronę zwiększania dostępności usług publicznych i ich dostosowania do realnych potrzeb mieszkańców, którzy coraz częściej oczekują elastyczności i szybkiej obsługi.
Warto pamiętać, że na odbiór dokumentów z urządzenia przewidziano 48 godzin od momentu otrzymania wiadomości. Jeśli w tym czasie skrytka nie zostanie otwarta, dokument wraca do urzędu i trzeba odebrać go w tradycyjny sposób.
Istotnym elementem całego systemu jest bezpieczeństwo. Dostęp do dokumentów zabezpieczony jest indywidualnym kodem PIN, a sam odbiór z urządzenia traktowany jest jako formalne potwierdzenie ich wydania. Dzięki temu rozwiązanie nie tylko przyspiesza obsługę, ale też spełnia wymogi formalne związane z obiegiem dokumentów.
Urzędomat został również zaprojektowany z myślą o osobach z różnymi potrzebami. Ekran dotykowy umieszczono na wysokości umożliwiającej wygodną obsługę zarówno osobom stojącym, jak i poruszającym się na wózkach. Dodatkowo dostępne są skrytki umieszczone niżej, a sam interfejs działa w trybie wysokiego kontrastu, co ułatwia korzystanie osobom z problemami wzroku.
Wprowadzenie takiego rozwiązania pokazuje kierunek, w którym zmierza obsługa mieszkańców w Białymstoku – mniej formalnych barier, więcej dostępności i technologii, które realnie skracają czas potrzebny na załatwienie codziennych spraw.
(PW)